E-Mail Verschlüsselung mit HIN für Mitarbeitende mit @unilu.ch, @doz.unilu.ch oder @zhbluzern.ch E-Mail-Adresse

1. Automatische Ver- und Entschlüsselung

• E-Mails zwischen der Uni und anderen Teilnehmenden im HIN-Verbund werden in beide Richtungen verschlüsselt übermittelt. Dem Verbund gehören z.B. Spitäler und Krankenkassen, aber auch andere Universitäten wie die Universität Bern sowie der Kanton Luzern an.
• Die Ver- und Entschlüsselung erfolgt automatisch im Hintergrund und die E-Mails werden im gewohnten E-Mail-Programm versendet und empfangen. Es sind keine Änderungen oder manuellen Aktionen ihrerseits erforderlich.
• Erkennungsmerkmal: Eingehende verschlüsselte E-Mails sind im Betreff mit [HIN secured] gekennzeichnet. Daran erkennen Sie, dass die Nachricht sicher an die Uni übermittelt wurde.
   

2. Manuelle Verschlüsselung

Das E-Mail wird im gewohnten E-Mail-Programm versendet. Die empfangende Person erhält jedoch nur ein Benachrichtigungsmail und öffnet die eigentliche Nachricht im HIN-Portal.
 

Versand

• Bei E-Mails an Personen ausserhalb des HIN-Verbunds (z.B. Privatpersonen) erfolgt die Verschlüsselung nicht automatisch. Sie können die Verschlüsselung jedoch manuell auslösen, indem Sie [ENC] (mit eckigen Klammern) am Anfang des Betreffs eintragen. Beispiel: [ENC] Bericht zur Abklärung
   

• Wenn Sie ein E-Mail verschlüsseln möchten und nicht wissen, ob die empfangende Person im HIN-Verbund ist, tragen Sie einfach [ENC] ein. Ist sie im HIN-Verbund, erhält sie das E-Mail wie gewohnt direkt in ihrem Postfach, sonst über das HIN-Portal (siehe Abschnitt «Empfang»).
• In Ihren gesendeten Elementen bleibt das E-Mail normal lesbar. Die Verschlüsselung erfolgt erst, nachdem das E-Mail ihr Postfach verlassen hat.
• Antworten aus dem HIN-Portal enthalten im Betreff den Zusatz [GLOBAL]. Wenn Sie darauf antworten oder das E-Mail extern weiterleiten, wird es automatisch wieder verschlüsselt, [ENC] muss nicht erneut eingetragen werden.
   

Empfang

• Die empfangende Person erhält ein Benachrichtigungsmail mit dem Link «Verschlüsselte Nachricht lesen».
   

• Beim Anklicken des Links wird das HIN-Portal geöffnet, an dem die Anmeldung gemäss dieser HIN-Anleitung erfolgt: HIN Mail an Nichtmitglieder
• Die bei der ersten Anmeldung angegebene Mobilnummer wird aus Sicherheitsgründen mit der E-Mail-Adresse verknüpft. Ändert die Mobilnummer, muss im HIN-Portal der Link «Haben Sie Ihre Telefonnummer geändert?» verwendet werden.
• Die Nachricht kann während 30 Tagen im HIN-Portal abgerufen werden. Antworten sind direkt im HIN-Portal möglich und werden ebenfalls verschlüsselt übermittelt.